Wie richte ich die speedy cloud (Netzwerkkopplung) mit Kassenarchiv ein?
Um die speedy cloud (Netzwerkkopplung) für ihre Kasse einzurichten, führen Sie zunächst in jeder beteiligten Kasse eine Endabrechnung und ein Datenbank-Backup durch, damit keine Daten verloren gehen. Wählen Sie hierzu in den „Einstellungen“ unter "Export" die Optionen "Vollständiges Datenbankbackup" und "Endabrechnung". Speichern Sie die Daten an einem Ort Ihrer Wahl.
Anschließend wählen Sie unter „Einstellungen“ die „Netzwerkkopplung“ und hier „Neues Serverkonto anlegen“. Über dieses werden später alle Kassen angemeldet und verbunden.
Kontoname und Passwort
Für Ihren Kontonamen verwenden Sie einen eindeutigen Namen in Form einer Mailadresse (diese muss nicht real sein). Ihr Passwort muss folgende Bedingungen erfüllen:
mindestens 8 Zeichen lang
mindestens ein Groß- und einen Kleinbuchstaben
mindestens eine Zahl
mindestens eines der folgenden Sonderzeichen: !§$%&=+*#-.:,;<>
keine Leerzeichen
Wie bei all Ihren Passwörtern ist es empfehlenswert, eine Buchstaben- und Zahlenkombination zu verwenden, die nicht in einem Wörterbuch zu finden ist. Bedenken Sie, dass Sie mit diesem Passwort wichtige und vertrauliche Firmendaten schützen.
Das Passwort wird von Ihnen selbst vergeben und niemand außer Ihnen hat darauf Zugriff, auch wir von speedy nicht. Sollten Sie sich an beides nicht mehr erinnern, können wir Ihnen leider nicht helfen. Schreiben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort deshalb gut auf! Lesen Sie unten, am Seitenende, was Sie tun können, sollten Sie Ihr Passwort doch einmal vergessen haben.
Sie können nun beliebig viele Kassen in Ihrem Serverkonto anmelden. Wählen Sie hierfür in der jeweiligen Kasse den Button "Anmelden". Diesen finden Sie unter "Netzwerkkopplung" und "Konto".
Synchronisations- Modus
Anschließend schalten Sie die Datenübertragung ein. Klicken Sie dafür auf den Menüpunkt „Sync-Service“.
In der Dropdownliste „Synchronisations-Modus“ haben Sie folgende Auswahl:
Sie können die Freischaltung der Stammdaten auch selektiv für einzelne Kassen einstellen.
Kassenarchiv:
Es werden alle Kassendaten (Stammdaten, Belege und Endabrechnungen) zum Cloudserver übertragen und dort dauerhaft gesetzeskonform archiviert (Grund- und Druckereinstellungen werden nicht übertragen).
Kassenarchiv mit Stammdatenabgleich:
Zusätzlich zur Kassendaten-Archivierung empfangen die Kassen auch die geänderten Stammdaten (Artikel, Kunden, Benutzer) vom Server. Sie können also die Stammdaten auf einer Kasse ändern und dies wird automatisch auf die anderen, verbundenen Kassen übertragen.
Kassenarchiv mit Stammdaten- und Belegübergabe:
Wie „Kassenarchiv mit Stammdatenabgleich“; zusätzlich empfangen die Kassen auch geänderte Umsatzdaten (Belege und Endabrechnungen) vom Server. Sie können also auf einer Kasse einen Beleg anlegen und später auf einer anderen Kasse weiter buchen oder kassieren.
Individuell: In diesem Expertenmodus können Sie die Synchronisationseinstellungen einzeln individuell einstellen.
Aktivieren Sie "Synchronisation".
Sofern Sie mit dem Internet verbunden sind, werden nun alle Kassendaten synchronisiert. Bitte warten Sie, bis alle Daten erfolgreich übertragen wurden.
Was tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe?
Wenn Sie das Passwort für Ihr Serverkonto vergessen haben, können Sie eine Anfrage auf Passwortänderung stellen. Gehen Sie dafür in der "Netzwerkkopplung“ auf "Anmelden", hier können Sie "Passwort vergessen" auswählen.
Bitte beachten Sie, dass die Passwortänderung aus Sicherheitsgründen und im Zuge der erhöhten Anforderungen an den Datenschutz manuell durch unsere Service-MitarbeiterInnen durchgeführt wird und dementsprechend etwas Bearbeitungszeit benötigt (mitunter bis zu 48 Stunden).
Sie können die Kasse jedoch auch ohne Passwort zunächst weiter betreiben. Die Synchronisation wird später vollständig nachgeholt.
Wichtige Anmerkung zur Inbetriebnahme von Speedy Cloud für mehrere oder weitere Kassengeräte:
Sollten Sie eine zusätzliche neue Kasse an ein vorhandenes oder vorher eingerichtetes Konto anschließen, so beachten Sie, dass sich auf dem neuen Gerät keine fehlerhaften oder veralteten Stammdaten oder Belege befinden, da diese sonst unter Umständen Ihre Stammdaten oder Belege auf den bisherigen produktiv genutzten Geräten überschreiben können.
Dies gilt insbesondere wenn Sie vorher Artikeldaten via Import in die neue Kasse importiert haben.
Beachten Sie in diesem Zusammenhang unbedingt den Abschnitt
"Hinweis zum Import von Artikel-Stammdaten in ein Kassengerät mit FREE-Version" im Artikel
Tipps für den Artikel Export und Import : mtMax GmbH (kasse-speedy.de)
Idealerweise sorgen Sie dafür, dass sich in neuen Geräten, die Sie in ein vorhandenes Konto aufnehmen wollen keine Stammdaten oder Belege befinden. Durch den Synchronisations-Modus Kassenarchiv mit Stammdatenabgleich oder Kassenarchiv mit Stammdaten- und Belegübergabe werden nach der Inbetriebnahme die entsprechenden Daten vom speedy cloud Konto auf die neue Kasse übertragen.