Allgemeine Hinweise
Überwachung der Bestellungen:
Die Schnittstelle zwischen speedy und den externen Bestellplattformen wird von vielen Parametern beeinflusst. Deshalb ist es angeraten, die Bestelleingänge in den Plattformen mit den Aufträgen in Ihrer Kasse (inkl. der dazugehörigen Küchenbons) abzugleichen. Dies gilt insbesondere für die ersten Tage der Inbetriebnahme!
Stammdatenpflege in der Kasse:
Artikel, die von Bestellplattformen übernommen werden, können in der Kasse erst angelegt werden, wenn Sie zum ersten Mal bestellt werden. Die Bestellplattformen übermitteln zudem keine Informationen zur Mehrwertsteuer. Standardmäßig legen wir neue Artikel daher mit 7 % Mehrwertsteuer an (auf Wunsch anpassbar).
Eine Unterscheidung zwischen verschiedenen Artikelgruppen ist derzeit nicht möglich. Das bedeutet, Sie müssen abweichende Mehrwertsteuersätze (z.B. für Getränke) in den Stammdaten der Kasse nachpflegen. Wichtig ist, dass Sie beide Felder, "Mehrwertsteuer Im Haus" und "Mehrwertsteuer Außer Haus" befüllen. Standardmäßig wird "Mehrwertsteuer Außer Haus" für externe Bestellungen verwendet. Falls Sie die beiden Felder nicht sehen können, aktivieren Sie bitte unter Einstellungen -> Grundeinstellungen -> Preise & MwSt im Feld "Alternative Mehrwertsteuer" die alternative Mehrwertsteuer.
Wir empfehlen, nach Aktivierung der Schnittstelle auf der Bestellplattform eine Testbestellung mit allen Artikeln aufzugeben, damit diese in der Kasse angelegt werden, und anschließend die Mehrwertsteuersätze anzupassen.
Stammdatenpflege auf der Bestellplattform (z.B. Lieferando):
Die meisten Bestellplattformen erlauben es, einem Artikel eine externe ID zuzuweisen. Es ist wichtig, dass diese ID entweder nicht befüllt oder innerhalb des Menüs auf der Bestellplattform wirklich eindeutig ist, ansonsten können die Artikel nicht korrekt in der Kasse angelegt werden.
Verknüpfung mehrerer IDs für eine Bestellplattform:
Verknüpfen Sie z.B. zwei Lieferando-Restaurants mit einer Kasse, ist zu beachten, dass Artikel doppelt vorkommen können. Enthält die Speisekarte beider Restaurants den Artikel "Apfelsaft", befinden sich auf der Kasse in der Artikelgruppe "Lieferando" auch zwei Artikel "Apfelsaft". Wenn Sie diese Doppelung vermeiden möchten, können Sie den Artikeln im Menü der Bestellplattform jeweils die gleiche externe ID zuordnen.
Mehrwertsteuer für Lieferkosten und Menüs:
In Deutschland wird die Mehrwertsteuer für Lieferkosten und Menüs anteilig ihrer Bestandteile berechnet. Wenn eine Bestellung also Speisen und Getränke enthält, wird für einen Teil der Lieferkosten 7 % und den anderen Teil 19 % Mehrwertsteuer berechnet. Dies gilt analog für Menüs, die Artikel mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen enthalten. Die Kasse kann diesen Umstand aktuell nicht abbilden. Die tatsächliche Mehrwertsteuer muss also im Nachgang über die Buchhaltung bestimmt werden.
Sprechen Sie hierzu mit Ihrem Steuerberater und passen Sie die Mehrwertsteuersätze in der Kasse entsprechend an.
QR-Codes für Lieferdienst:
QR-Codes für Lieferanten, wie sie z.B. von Lieferando eingesetzt werden, können in der Kasse aktuell nicht dargestellt werden, da die Bestellplattformen uns diese nicht übermitteln.
Einrichtung Kasse
Aktualisierung auf neuste Version (Einstellungen -> Grundeinstellungen -> Lizenz):
Damit unsere neue Integration für externe Bestellplattformen genutzt werden kann, ist es notwendig, dass sich die Kasse auf der neusten Version befindet (derzeit 4.3.50).
Diese erhalten Sie, indem Sie einen Langklick auf "Software-Update" ausführen. Beachten Sie hierzu auch unseren Supportartikel unter: https://support.kasse-speedy.de/support/solutions/articles/80001053820-update-wie-kann-ich-meine-speedy-kasse-auf-die-neueste-version-updaten
Synchronisationseinstellungen (Einstellungen -> cloud Services -> cloud Sync):
Es ist wichtig, dass die folgenden Einstellungen getroffen werden, sonst erfolgt keine Übergabe der Bestellungen an die Kasse:
- Schalter "Synchronisation" aktivieren
- "Synchronisations-Modus" auf "Kassenarchiv mit Stammdaten- und Belegübergabe"
Externe Bestellungen (Einstellungen -> Grundeinstellungen -> Bestellungen):
- Schalter "Externe Bestellungen verarbeiten" aktivieren, hierdurch erhalten Sie eine visuelle Benachrichtigung auf der Kassenoberfläche.
- Schalter "Automatischer Bondruck" bewirkt, dass Bestellungen über eine Bestellplattform direkt als Küchenbon gedruckt werden (soweit ein Drucker konfiguriert ist).
Die Felder "Standardlieferzeit" und "Standardabholzeit" werden im Falle einer automatischen Bestellbestätigung als angegebene Lieferzeit genutzt. Wird die manuelle Bestellbestätigung über die Kasse verwendet, werden die Felder als Vorschlag für die Bestellbestätigung genutzt.
Signalton (Einstellungen -> Grundeinstellungen -> Sonstiges):
- Schalter "Hinweiston für priorisierte Benachrichtigungen" aktivieren
Automatischer Bondruck (Einstellungen -> Drucker):
Damit der automatische Bondruck bei einer externen Bestellung auslöst, muss der Drucker entsprechend konfiguriert sein. Wählen Sie dazu den entsprechenden Drucker in der Liste aus und setzen Sie folgende Einstellungen:
- Status: "aktiv"
- Im Abschnitt "Druck von (Küchen-)Bons" den Schalter "Bons drucken" auf aktiv
Im Feld "Druckformular für Bons" wählen Sie aus, auf welche Art die Küchenbons ausgedruckt werden sollen:
- "Einzelbons" (Ein Bon pro Artikel: 2x Wasser, 2x Saft bestellt -> 4 Bons)
- "Wie gebucht" (Ein Bon pro Position: 2x Wasser, 2x Saft bestellt -> 2 Bons)
- "Sammelbon" (Ein Bon für alles: 2x Wasser, 2x Saft bestellt -> 1 Bon)
Beachten Sie, dass jede dieser Optionen über eine eigene Druckformularvorlage verfügt. Wenn Sie das Druckformular zuvor manuell angepasst haben und dann die Art des Formulars ändern, wird die Änderung nicht vollständig übernommen, bis sie im Druckformular-Editor das Formular auf die Vorlage zurücksetzen (Button "Zurücksetzen"). Dies verwirft zuvor getätigte manuelle Anpassungen am Formular.
Gedruckt werden zudem nur Artikelpositionen, bei denen in den entsprechenden Stammdaten (Einstellungen -> Artikel) der Schalter "Bon drucken" aktiviert ist. Dies muss bei einer Integration von Ordermaxx oder servier.bar überprüft werden, da diese Integrationen auf den bereits bestehenden Artikelstamm der Kasse zurückgreifen.
Im Feld "Bondruck nach Artikelgruppe" sollte entweder "Alle" ausgewählt sein oder Sie wählen explizit die Artikelgruppe für die externe Bestellplattform (z.B. Artikelgruppe "Lieferando").
Das Feld "Bondruck nach Stichwort" sollte im Normalfall leer sein. Falls Sie jedoch Ordermaxx oder servier.bar integrieren, können Sie in das Feld entsprechend "Ordermaxx" oder "servier.bar" (jeweils ohne Anführungszeichen) eintragen. Dadurch wird der automatische Bondruck nur für Bestellungen ausgelöst, die über die jeweilige Bestellplattform eingehen.
Vorsicht bei mehreren Stichworten: diese dürfen nicht in derselben Zeile stehen, sondern müssen durch einen Zeilenumbruch getrennt sein.
Druckformular (Einstellungen -> Drucker):
Damit der Beleg alle notwendigen Informationen enthält, passen Sie bitte den Kopfbereich Ihres Beleges entsprechend unserer Vorlage an:
- Wählen Sie den gewünschten Drucker
- Klicken Sie auf das Stift-Symbol im Feld "Druckformular für Bons"
- Die folgende Vorlage können Sie für den Kopfbereich des Küchenbons nutzen. Sie enthält alle bestellungsrelevanten Informationen:
<center>
<opt>$Logo$<br></opt>
<opt>$HeaderText$<br></opt>
<opt><bold>$CustomerName$</bold><br></opt>
<opt>$CustomerAddress$<br></opt>
<opt>$CustomerPhonePrivate$<br></opt>
<opt>$CustomerPhoneOffice$<br></opt>
<opt>$CustomerPhoneMobile$<br></opt>
<opt>$CustomerMemoText$<br></opt>
<br>
<opt>Bestellung $ReceiptOrderIdExt$ ($ReceiptOrigin$)<br></opt>
<opt>Bestelltyp: $ReceiptOrderType$<br></opt>
<opt>Gew. Zeit: $ReceiptOrderFulfillmentTimeRequested$<br></opt>
<br>
<opt>$ReceiptOrderPaymentAmount$<br></opt>
<opt>Zahlart: $ReceiptOrderPaymentMethod$<br></opt>
<br>
<opt><hr>$ReceiptMemoText$<br></opt>
<opt><bold>$IsCopyPrint$</bold><br></opt>
<hr>
</center>
Anmerkung: aktuell werden im Feld $ReceiptMemoText$ noch Informationen geführt, die dann doppelt auf dem Beleg erscheinen. Dies ändert sich innerhalb der nächsten Wochen und es wird dort nur noch der Kommentar des Kunden zur Lieferung hinterlegt sein (z.B. "Klingel funktioniert nicht, bitte anrufen."). - Damit Kundenbemerkungen zu einzelnen Positionen (z.B. "Ohne Zwiebeln") korrekt angezeigt werden, sollte im Druckformular im Bereich der Artikelpositionen (zwischen "<positions> … </positions>") folgender Befehl hinzugefügt werden bzw. vorhanden sein:
<opt>$ReceiptPosMemoText$<br></opt>
Unbare Zahlart einrichten (Eintstellungen -> Grundeinstellungen -> Preise & MwSt):
Damit Belege, die bereits über die Bestellplattform bezahlt wurden, in der Kasse korrekt abgerechnet werden können, sollte eine neue unbare Zahlart angelegt werden.
- Klicken Sie dazu im Feld "Unbare Zahlungsarten" auf "Neu"
- Wählen Sie einen passenden Namen (z.B. "Bezahlt via Lieferando")
- Status: aktiv
- Zahlsystem: ---