Um Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu erstellen, müssen sowohl der entsprechende Drucker als auch die notwendigen Kunden- und Unternehmensdaten eingerichtet sein.
1. ZUGFeRD-Drucker einrichten
Öffnen Sie die Druckereinstellungen und legen Sie einen neuen Drucker an.
Wählen Sie als Druckertreiber:
„PDF-Dokument als E-Rechnung (Format: ZUGFeRD Comfort)“
Als Druckerbreite empfehlen wir 80. Diese Breite kommt dem DIN-A4-Format am nächsten, ist jedoch etwas schmaler.
Für Rechnungen sollte als Druckformular
„Optimiert für DIN A4 Druckpapier“
ausgewählt werden. Dieses Druckformular enthält zusätzliche Informationen, die speziell für die E-Rechnung benötigt werden.
2. Kunden- und Unternehmensdaten pflegen
Damit ein Beleg als ZUGFeRD-Rechnung erstellt werden kann, muss dem "Beleg" ein Kunde zugeordnet sein. In den Kundendaten muss mindestens die Länderangabe gepflegt sein.
Aktuell werden folgende Länder unterstützt:
- Deutschland
- Österreich
- Schweiz
Zusätzlich müssen unter „Grundeinstellungen → Lizenz und Unternehmen → Angaben zum Unternehmen“, die für die E-Rechnung benötigten Unternehmens- und Zahlungsinformationen gepflegt werden.
Dazu gehören:
- Zahlungsfrist in Tagen: Anzahl der Tage, die zum Rechnungsdatum addiert werden, um das Fälligkeitsdatum zu bestimmen.
- IBAN: für Banküberweisungen
- BIC: für Banküberweisungen
- Kontoinhaber: für Banküberweisungen
- Bankname: wird nicht in die XML-Datei geschrieben, aber auf der ZUGFeRD-Rechnung ausgegeben.
Hinweis:
Die Einrichtung des ZUGFeRD-Druckers allein reicht nicht aus. Es besteht die Möglichkeit, das erstellte PDF auf folgender Seite auf das E-Rechnungsformat "ZUGFeRD" zu überprüfen: ZUGFeRD XML Viewer | Rechnung Anzeigen & XML Extrahieren