Mit der Funktion Kundenguthaben im Zusatzmodul "Gutschein und Lagerverwaltung" führen Sie Kundenkonten in die Guthaben oder Schulden der Kunden angelegt und verwaltet können.
Mit Guthaben können die Kunden spätere Einkäufe bezahlen. Ebenso können Ihre Kunden „anschreiben lassen“ und diese Schulden bei Ihnen später bezahlen (negatives Kundenguthaben). Eine schnelle Übersicht zum Kundenguthaben finden Sie im Handbuch im Kapitel "Zusatzmodul Gutschein- und Lagerverwaltung" Unterkapitel "Kundenguthaben".
Hier erklären wir die Arbeit mit Kundenguthaben in einzelnen Schritten.
Vorbereitung
• Legen Sie Kundengruppen und Kunden an.
• Legen einen oder mehrere Artikel an und geben als Text z.B. „Guthaben“ ein.
• Wählen Sie als Artikeltyp „Kundenguthaben“ aus. Wählen Sie im Feld „Buchungsverhalten“ den Eintrag „Einzeln buchen und Popup zeigen“ aus.
• Diesen Artikel können sie auch in eine eigene Artikelgruppe "Kundenguthaben" legen. Das ist dann übersichtlicher.
• Wählen Sie in den >>Grundeinstellungen unter >>Kundenverwaltung die Option >>Kunden-Beleg-Zuordnung zwingend
Kundenguthaben buchen
So kann der Kunde in sein Kundenkonto einzahlen oder Guthaben für den Kunden von anderen eingezahlt werden. (Manche Vereine nutzen diese Funktion um Ihren Mitgliedern jährlich ein Guthaben in der Vereins-Gaststätte gutzuschreiben). Gehen Sie wie folgt vor:
• Neuen Beleg anlegen.
• Ordnen Sie den Beleg einem Kunden zu.
• Wählen Sie den Artikel >>Guthaben. Es öffnet sich das Artikelpopup.
• Geben Sie im Feld „Einzelpreis“ den gewünschten Betrag ein, der dem Guthaben des Kunden zugeschrieben werden soll.
Mit Guthaben oder auf Kredit zahlen
Wenn der Kunde ein Guthaben oder Kredit bei Ihnen hat, kann er damit in der Kasse bezahlen. Gehen Sie wie folgt vor:
• Neuen Beleg anlegen.
• Ordnen Sie den Beleg einem Kunden zu
• Buchen Sie Artikel, die der Kunden kaufen/bezahlen möchte.
• Um mit dem Guthaben zu bezahlen, wählen Sie den Artikel „Guthaben". Es öffnet sich das Artikel-Popup.
• Klicken Sie auf den Button „Guthaben einlösen“ (1). Das Kassensystem schlägt nun den zu zahlenden Betrag mit dem Guthaben zu bezahlen (2).
• Sie können den Betrag manuell anpassen. Tippen Sie dazu den Betrag an und überschreiben Sie diesen.
• Das Kundenguthaben kann auch negativ werde. Damit kann der Kunde „anschreiben“ lassen. Er erhält also beim Unternehmer Kredit und kann die Forderung später begleichen.
• Im Fuß des Popups werden Sie über den Kontostand und den Verlauf des Kontos informiert (3).
Auswertung „Kundenguthaben“
Klicken Sie auf der Kassenoberfläche oben rechts auf das Statistik-Icon . Im daraufhin erscheinenden Popup wählen Sie >> Kundenguthaben.
• Es erscheint eine Liste aller Kunden, die derzeit ein positives oder negatives Guthaben haben.
• Wenn Sie auf einen Eintrag klicken, öffnet sich eine Liste aller Belege, in denen das Kundenguthaben verwendet wurde (entweder als Guthaben-Aufwertung oder Guthaben-Einlösung). So können Sie die Guthabenhistorie jederzeit nachvollziehen.
Nutzung mit Netzwerkkopplung
Wenn Sie das Zusatzmodul „Netzwerkkopplung“ nutzen, werden die Kundenguthaben auf alle verbundenen Kassen synchronisiert. Somit kann der Kunde an allen Kassen auf sein persönliches Guthaben zur Zahlung nutzen.